las Escuelas del área de Robbinsdale

Booster-PTO-PTA Contabilidad y Operaciones

Los Booster Clubs/organizaciones de padres son parte integral en el apoyo y fortalecimiento de los programas y grupos de estudiantes de las Escuelas del área de Robbinsdale.

Los estudiantes tienen muchas oportunidades únicas de mostrar sus talentos y habilidades como resultado del apoyo que se les brinda por la dedicación de estas organizaciones de voluntarios. En nombre de los estudiantes, la facultad y la administración queremos expresar nuestro aprecio y gratitud. Gracias!

Con el fin de mantener informados a los clubes de apoyo y a las organizaciones de padres, se han establecido las siguientes directrices. Las directrices están pensadas
para ayudar a todas las organizaciones a cumplir con las leyes federales y estatales y las políticas de los distritos escolares locales.

Entidades separadas

Los clubes de apoyo, las organizaciones de padres, maestros y estudiantes (PTO) y las asociaciones de padres y maestros (PTA) son entidades separadas del distrito escolar. Normalmente se forman como organizaciones sin ánimo de lucro. Como tal, estas organizaciones:

  1. Tienen su propio consejo de administración
  2. Mantener su propio conjunto de estados financieros y registros contables
  3. Tener una cuenta corriente separada
  4. Mantener su propio número de identificación fiscal federal

La escuela y/o el distrito no son responsables de ningún contrato o gasto realizado por el Club de Apoyo o la Organización de Padres y Maestros. Los contratos de eventos patrocinados por la escuela deben ser procesados a través de la oficina del director de la escuela. La oficina de la escuela
...los enviará a la Oficina de Negocios para que los firmen.

Ejemplo de evento patrocinado por la escuela: Baile de graduación
Ejemplo de un evento no patrocinado por la escuela: Fiesta de Mayores

Directrices financieras y contables

Cada organización debe conservar la información relativa a su actividad financiera. Esta información incluye:

  1. Registro de todos los recibos de la organización, la cantidad y la fuente
  2. Registro de todos los gastos de la organización por finalidad y beneficiario
    Los gastos deben corresponder a las partidas que se consideren necesarias para las actividades de recaudación de fondos de la organización y para la gestión de la misma. Los gastos relacionados con el distrito escolar deben ser enviados al distrito como donaciones y aceptados por el Consejo Escolar a través de la política de regalos. Esto se coordina a través de la Oficina del Director o la Oficina de Atletismo. Ejemplos: Planificadores diarios, equipo de patio de recreo, uniformes, transporte en autobús para excursiones, etc.
  3. Saldos iniciales y finales de cuentas corrientes

Gastos

  1. Los cheques deben ser refrendados por al menos dos miembros de la organización
  2. Los empleados del distrito escolar no deben tener un control financiero completo de la organización o ser firmantes de la cuenta
  3. La chequera de la organización no debe ser alojada en la propiedad del distrito escolar. La organización no puede utilizar el estatus de exención de impuestos del distrito escolar.
  4. Sugerencia - Se envía al Presidente el extracto bancario para que lo revise y lo pase al Tesorero para que haga el balance y cree un informe para ser aprobado por la organización.

Otras directrices / recursos

Seguro

El Distrito Escolar de Robbinsdale tiene un seguro que cubre muchos tipos de riesgos. Las coberturas incluyen propiedad, crimen, automóvil y responsabilidad civil. 

  1. Si una actividad es un evento patrocinado por la escuela el distrito tiene cobertura, Ejemplo: El baile de graduación
  2. Si una actividad es un evento no patrocinado por la escuela, la organización que lo realiza debe tener una política separada para proteger a la organización y a sus miembros. Ejemplo: Fiesta de mayores

Si la organización es una organización 501c3, sus cargos electos no están cubiertos por la política del distrito. El estatuto estatal requiere una cobertura mínima de propiedad y responsabilidad de 1,5 millones.

Política de regalos del distrito

Es la política del ISD# 281, que todos los regalos, legados y donaciones recibidos por el distrito, serán presentados formalmente y si son aceptados por el consejo escolar, serán entonces aplicados al propósito o propósitos especificados por el donante. El equipo se convierte en propiedad del Distrito Escolar. La junta escolar no dará valor a los regalos no monetarios.

Viajes / Excursiones

Los viajes patrocinados por las escuelas generalmente requieren el uso de vehículos proporcionados por las escuelas, como autobuses o furgonetas de pasajeros. Estos vehículos son
operado por empleados o contratistas de la escuela. Todos los conductores del distrito están sujetos a la verificación de antecedentes del MVR y la cobertura del seguro del distrito se extiende a estos conductores.

El personal del Distrito Escolar no puede organizar el uso compartido de vehículos por razones de responsabilidad (es decir, verificación de antecedentes; cobertura de seguro mínima). El Distrito no es responsable del transporte a eventos no patrocinados por la escuela. 

Compras

En ciertos casos una organización comprará servicios o suministros del distrito. Si es aplicable, el distrito enviará el
organización una factura por estos servicios o suministros. Ejemplo: Departamento de Publicaciones. Los contratos de compra del Distrito se cumplirán en todas las transacciones con una organización. Ejemplo: Compra de uniformes, equipo de juegos, etc.

Actualmente el Distrito Escolar tiene un contrato con Coca-Cola. Todas las compras de refrescos deben ser de Coca-Cola y compradas a través del distribuidor de Coca-Cola. Por favor, consulte con el Director de Actividades de su escuela.

Uso de las instalaciones

Por favor, consulte la página de uso de instalaciones en nuestro sitio web para obtener más información.

Para determinar el procedimiento apropiado para solicitar el uso de las instalaciones de la escuela, llame a la secretaria de la escuela y explique sus necesidades. La escuela
La secretaria determinará si la solicitud será programada por el edificio de la escuela o será remitida a la programadora de instalaciones, Jennifer
Bridgeman. La Sra. Bridgeman puede ser contactada en el 763-504-4917 o Jennifer_Bridgeman@rdale.org. Pueden aplicarse cargos para los empleados de Custodios o de Servicios de Nutrición.
 

Uso de las cocinas de distrito

Carnavales, desayunos de panqueques, cenas de espaguetis o cualquier función que invite al público requiere que se aplique una licencia de Itinerante
por el condado de Hennepin. Un enlace al formulario se encuentra en la página de instalaciones. Cualquier equipo o instalación alternativa de cocina como planchas requiere la aprobación del Jefe de Bomberos.

El almacenamiento de alimentos de organizaciones que no sean los Servicios de Nutrición no está permitido por el código de alimentos del MN. Servicios de Nutrición trabaja con
eventos escolares como carnavales, todas las fiestas escolares, etc. para el almacenamiento de alimentos en el día del evento. Toda la comida debe ser retirada al final del evento. Cocinar en la propiedad del distrito está permitido sólo para eventos patrocinados por el distrito. 

Los artículos para la venta de pasteles deben listar todos los alérgenos del producto. El seguro del distrito no cubre los productos de la venta de pasteles.

Manual de contabilidad y operaciones para clubes de aficionados, PTO y PTA